Paciente com Mais de um Convênio: Como Faturar Certo

Paciente com dois planos de saúde, plano e particular, ou que trocou de convênio: como cadastrar, escolher o convênio certo em cada agendamento, gerar o lançamento com o valor correto e montar o lote TISS sem glosa.

Em clínicas de terapia, é cada vez mais comum o mesmo paciente ter mais de um convênio: um plano pelo trabalho do pai e outro pelo da mãe, um plano para fono e outro para psicologia, ou parte das sessões pelo convênio e parte particular. Se o sistema só guarda um convênio por paciente, a clínica fatura no plano errado, recebe glosa e perde tempo refazendo guias. Veja como organizar isso do cadastro ao lote TISS.

Quando o paciente tem mais de um convênio

Dois planos de saúde, um de cada responsável.
Autorizações diferentes por terapia: um plano cobre a fonoaudiologia, outro cobre a terapia ABA.
Convênio e particular: o plano cobre um número de sessões e o restante é particular.
Troca de plano no meio do tratamento, com sessões já faturadas no plano antigo.

O que dá errado quando o sistema só aceita um convênio

✓Guia no convênio errado, que volta como glosa — com atraso de meses no recebimento.
✓Valor errado: o mesmo procedimento tem preço diferente em cada plano.
✓Autorização perdida: o número de autorização é de um plano e a sessão foi lançada em outro.
✓Carteirinha vencida sem ninguém perceber até a operadora recusar.
✓Gambiarra no cadastro: trocar o convênio do paciente a cada sessão, apagando o histórico.

A regra de ouro: o convênio é do atendimento, não só do paciente

Regra de ouro

O paciente pode ter vários convênios cadastrados, mas cada atendimento pertence a um convênio. É a escolha feita no agendamento que define o procedimento, o valor, a autorização e em qual lote TISS a sessão vai entrar.

No cadastro do paciente

Para cada convênio do paciente, registre:

✓Operadora e plano.
✓Número da carteirinha.
✓Validade da carteirinha.
✓Qual convênio é o principal (o sugerido por padrão).

No agendamento

Na hora de agendar, a recepção escolhe qual convênio será usado naquela sessão e, a partir dele, o procedimento da tabela daquele plano. Se a sessão exige autorização prévia, o número da guia, a senha e a validade ficam registrados ali mesmo. Assim, quando a sessão é realizada, tudo o que o faturamento precisa já está no agendamento.

Para manter a agenda organizada mesmo com muitos pacientes e convênios, veja também como organizar a agenda de uma clínica de autismo.

No faturamento

Etapa	O que acontece	Por que importa
Sessão realizada	Lançamento gerado no convênio escolhido, com o valor do procedimento daquele plano	Valor certo sem digitação
Conferência	Relatório por convênio mostra quantas sessões e quanto será faturado em cada plano	Pega erro antes de enviar
Lote TISS	As guias de cada convênio vão para o lote daquela operadora	Nada de guia no lote errado
Retorno	Glosas e pagamentos registrados por convênio	Mostra qual plano dá mais trabalho

Para o passo a passo do lote, veja como gerar o lote TISS em XML e o guia completo de faturamento TISS.

Como o BlueSmiles resolve

✓Vários convênios por paciente, cada um com carteirinha, plano e validade.
✓No agendamento, escolha do convênio e do procedimento daquele plano, com campos de autorização.
✓Lançamento financeiro gerado a partir do atendimento realizado, com o valor do procedimento no convênio escolhido.
✓Emissão de guias TISS e lotes XML separados por convênio e período.
✓Configuração de faturamento por convênio, incluindo regra de vencimento por dia fixo ou dias após o faturamento.

Pare de perder dinheiro com guia no convênio errado

Veja como o BlueSmiles organiza pacientes com mais de um convênio, da agenda ao lote TISS.

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Perguntas frequentes

Um paciente pode ter dois convênios na mesma clínica?

Sim. É comum, por exemplo, quando cada responsável tem um plano ou quando cada plano cobre uma terapia diferente. O importante é registrar em cada atendimento qual convênio foi usado.

Como saber em qual convênio faturar cada sessão?

A escolha é feita no agendamento, de acordo com a autorização e a cobertura de cada plano. A partir daí, o procedimento, o valor e a guia seguem o convênio escolhido.

O que acontece se a guia for para o convênio errado?

Normalmente a operadora glosa a guia, e a clínica precisa corrigir e reapresentar, o que atrasa o recebimento. Por isso o convênio precisa estar definido antes do atendimento.

Dá para atender parte das sessões pelo convênio e parte particular?

Sim. Cada sessão é registrada com sua forma de pagamento: as do convênio entram no faturamento do plano e as particulares no financeiro da clínica.

E quando o paciente troca de convênio?

Cadastre o novo convênio sem apagar o antigo. As sessões já realizadas continuam no plano anterior e as novas passam a usar o novo convênio.

Paciente com Mais de um Convênio: Como Agendar, Registrar e Faturar Certo na Clínica de Terapias